PRV har slagit ihop IT- och verksamhetsutveckling

Patent- och registreringsverkets byggnad på Valhallavägen på Östermalm i Stockholm. Foto: Sverker Brundin.

2018-03-28

Nu ska PRV lyssna på användarna

Patent- och registreringsverket, PRV, har en ny digitaliseringsstrategi.
– Vi ska utgå från användarens behov. Det har vi inte gjort bakåt, säger Anders Persson, chef för verksamhetsutveckling och IT på PRV.

Den nya digitaliseringsstrategin utgår bland annat från regeringens program Digitalt först, som ska vara implementerat på alla myndigheter under perioden 2015–2018.

Att digitala tjänster ska utgå från användarna är ett nytt sätt att tänka för PRV, som tidigare har arbetat i strikta silos. De två huvudverksamheterna ”patent och upphovsrätt” respektive ”varumärke och design” ligger i två separata spår.

– Vi har två helt olika ärendehanteringssystem där det inte finns några synergier alls på processerna, säger Anders Persson.

Det kommer snart att åtgärdas.

Anders Persson började på myndigheten 2015 och fick då uppdraget att få bättre struktur på utvecklingsprojekten och att bedriva dem mer effektivt. Efter att ha tittat på vissa bitar kom han fram till att myndigheten borde slå ihop IT-utveckling och verksamhetsutveckling.

– Ledningen gick med på det och vi bildade en ny organisation för ett år sedan – utvecklingsenheten, säger Anders Persson.

Få koll på affärsutveckling

Som kund till Radar har du tillgång till en rad hjälpmedel inom IT-driven affärsutveckling.

Best practice:

Digitaliseringsindex: Mät själv hur du ligger till jämfört med andra – du hittar indexet i inloggat läge.

Enheten har nu 40 medarbetare varav en tredjedel är verksamhetsutvecklare. Som arbetsmetod har Anders Persson infört affärsutvecklingsmodellen Business Model Canvas, av den schweiziske affärsteoretikern Alexander Osterwalder. Anders Persson lärde sig den under sin tid som CIO på Apoteket, när han certifierade sig som affärsarkitekt på affärsutvecklingsföretaget Cordial.

– Modellen har blivit något av en de facto standard i Sverige, säger Anders Persson.

Business Model Canvas beskriver en affärsverksamhet med hjälp av en tavla uppdelad i nio rutor. Längst ned finns intäkter och kostnader. Upptill finns rutor för värdeerbjudande, nyckelresurser, kunderbjudande och så vidare.

Man brukar säga att ju färre eller mer renodlade affärsmodeller desto bättre.

– Vi har fyra affärsmodeller. Men eftersom vi är en myndighet kallar vi det verksamhetsmodeller, säger Anders Persson.

Sättet att tänka innebär en stor omställning för PRV. Många ifrågasatte idéerna i början och förstod inte nyttan. Det skapade en hel del oro.

– Men nu har det vänt. Många som tidigare var skeptiska brinner nu för helhetsfrågor och har verkligen förstått effekten, säger Anders Persson.

Den nya arbetsmetodiken och styrningen påverkar definitivt myndighetens högsta ledning. Ändå sitter inte Anders Persson med i ledningsgruppen.

– Det har gått bra ändå, säger han.

IT-budgeten kommer nog att öka med 10–15 procent de närmsta 2–3 åren, säger Anders Persson.

Ett exempel på omsvängningen är att kommunikationen har utgått från ett ”inifrån och ut”-perspektiv istället för ”utifrån och in”. Som kund har det varit svårt att få en överblick och mycket av kommunikation och beslut går ut via papper.

– Vi kommer framöver att bli mer och mer lik en bank. Du ska kunna logga in och se var du är i ansökningsprocessen. Det är en jättestor förändring för PRV, säger Anders Persson.

Efter ett år med den nya organisationen är processerna för patent och varumärke/design kartlagda. Uppmappade mot varandra visar det sig att över 90 procent av processerna är likartade.

– Nästa steg är att hitta synergier. Vi ska sätta igång ett transformationsarbete på ett antal år och samtidigt se över gamla system som inte riktigt håller måttet, säger Anders Persson.

Projektet kommer närmare bestämt att pågå i tre år. Så här långt arbetar man på en pilot för att göra det enklare för kunderna att se var de befinner sig i handläggningen.

– Storindustrin kan inte se sina totala engagemang utan måste ringa oss som det är idag, säger Anders Persson.

Anders Persson är chef för IT- och verksamhetsutveckling på PRV.

Började med försäljning
Anders Persson började som IT-chef på PRV 2015. Sedan ett år tillbaka är han även chef för verksamhetsutveckling. Före det arbetade han som konsult inom verksamhetsutveckling och dessförinnan som CIO på Apoteket i elva år. Anders Persson har ett genuint teknikintresse, men inte en teknisk bakgrund; Han startade karriären inom IT-försäljning.

Foto:Sverker Brundin

För att lyckas med arbetet behöver den nuvarande IT-budgeten på 60 miljoner kronor om året höjas.

– Den kommer nog att öka med 10–15 procent de närmsta 2–3 åren. Sedan planar den ut, för att till och med minska, säger Anders Persson.

Den nya digitaliseringsstrategin ska vara grundbulten i den digitala transformationen. Anders Persson misstänker att många på myndigheten fortfarande är oförberedda på konsekvenserna.

– Jag tror att patenthandläggarna idag är för uppbundna med interna processer. Framöver kommer tid att frigöras mot ett mer framåtriktat arbete.

När det gäller molntjänster och outsourcing är det en bra bit kvar, både beroende på tradition och hårda sekretessregler. Längst ned i källaren där utvecklingsenheten huserar bakom skylten ”datastugan” hittar vi även en egen tvättstuga. Inte ens städningen är utlagd på entreprenad. Ragnar Östbergs imposanta stenkoloss på Valhallavägen – arkitekten ligger även bakom Stockholms stadshus – osar av tradition.

Då är det inte så konstigt att myndigheten även har en bit kvar för att ta till sig nya disruptiva tekniker. Men Anders Persson ser möjligheter på sikt.

– PRV är oerhört internationellt, mycket mer än jag trodde när jag först började jobba här. Alla patentmyndigheter inom Europa samarbetar. Tillsammans jobbar vi just nu med blockchain, AI och robotisering. Vi är på väg, men det är i sin linda, säger Anders Persson.

Artikelförfattare
Sverker Brundin
Content Manager/Analyst
sverker.brundin@radareco.se
Mob +46 736 79 91 47

Radar är Nordens ledande leverantör av lokal faktabaserad insikt för alla aktörer i IT-branschens ekosystem. Radars insikt byggs upp genom tusentals strategi-, prioriterings- och nyckeltalsjämförelser som såväl IT-beslutfattare som leverantörer låter Radar genomföra och analysera varje år.